Politica de confidențialitate

1. Identitatea operatorului

Operatorul website-ului este AEA IT AGENCY SRL, cu sediul în Anastasie Panu 46, Iași, România, CUI 44951547, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2021003212221, EUID ROONRC.J2021003212221.

Ne poți contacta la office@aeaitagency.ro, la telefon 0756 513 808 sau prin corespondență la adresa de mai sus.

2. Cui i se aplică această politică

Politica se aplică vizitatorilor website-ului, persoanelor care trimit formulare, ne contactează prin telefon, e-mail sau WhatsApp, solicită o ofertă ori un audit și persoanelor de contact ale clienților, furnizorilor sau partenerilor noștri.

3. Datele pe care le prelucrăm

• Date de identificare și contact: nume, companie, e-mail, telefon și funcție, dacă este comunicată.
• Date despre solicitare: serviciul dorit, bugetul orientativ, mesajul, proiectul și informațiile transmise voluntar.
• Date contractuale și financiar-contabile: date necesare ofertării, contractării, facturării și executării serviciilor.
• Date tehnice: adresă IP, marcaje temporale, informații de securitate și loguri limitate, generate de server.
• Date analytics: identificatori online, pagini accesate, sursa vizitei și interacțiuni, numai după consimțământ.
• Date din conversații: conținutul comunicărilor purtate prin e-mail, telefon sau WhatsApp.

Te rugăm să nu introduci în formular date sensibile sau informații care nu sunt necesare solicitării.

4. Scopuri și temeiuri juridice

• Răspunderea la solicitări, pregătirea ofertelor și discuțiile precontractuale — demersuri la cererea persoanei înaintea unui contract.
• Încheierea și executarea contractelor — executarea contractului.
• Facturarea, evidențele obligatorii și răspunsul către autorități — îndeplinirea obligațiilor legale.
• Securitatea website-ului, prevenirea abuzului și apărarea drepturilor — interesul nostru legitim.
• Măsurarea utilizării website-ului prin Google Analytics 4 — consimțământul acordat din panoul de cookie-uri.
• Comunicări comerciale electronice — consimțământ, când acesta este cerut de lege, sau un alt temei permis expres de lege.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

5. Sursa datelor și caracterul furnizării

În mod obișnuit, datele provin direct de la tine sau de la organizația pe care o reprezinți. Câmpurile marcate cu „*” sunt necesare pentru trimiterea formularului. Dacă nu le furnizezi, nu putem procesa solicitarea prin formular, dar ne poți contacta prin celelalte canale afișate.

6. Cui putem divulga datele

Datele sunt accesibile numai în măsura necesară și pot fi transmise către:

• furnizorul de găzduire și servicii tehnice Hostinger;
• furnizorii de e-mail, comunicații, contabilitate, consultanță juridică și suport IT utilizați de operator;
• Google, dacă accepți categoria Analytics și se activează Google Analytics 4;
• WhatsApp/Meta, dacă alegi să deschizi voluntar conversația prin linkul WhatsApp;
• autorități publice, instanțe sau consultanți, atunci când există o obligație legală ori este necesar pentru apărarea unui drept.

Nu vindem datele personale și nu le divulgăm unor terți pentru propriul lor marketing fără un temei juridic.

7. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori tehnologici internaționali pot prelucra date și în afara Spațiului Economic European. În aceste situații sunt utilizate mecanismele permise de GDPR, precum decizii de adecvare sau clauze contractuale standard, împreună cu măsuri suplimentare când sunt necesare. Detaliile furnizorilor sunt disponibile și în Politica de cookie-uri.

8. Perioade de păstrare

• Solicitări care nu conduc la un contract: maximum 24 de luni de la ultima comunicare.
• Documente contractuale și corespondență relevantă: pe durata contractului și ulterior cât este necesar pentru termenele legale de prescripție.
• Documente financiar-contabile: pe durata impusă de legislația fiscală și contabilă aplicabilă.
• Loguri de securitate: de regulă, maximum 30 de zile, cu excepția incidentelor care necesită investigare.
• Date Google Analytics la nivel de utilizator și eveniment: conform setării proprietății, maximum 14 luni.
• Dovada preferințelor de consimțământ: până la retragere, reînnoirea consimțământului sau schimbarea versiunii politicii.

La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau păstrate separat dacă există o obligație legală.

9. Drepturile tale

În condițiile GDPR, poți solicita accesul, rectificarea, ștergerea, restricționarea prelucrării, portabilitatea și opoziția față de prelucrările întemeiate pe interes legitim. Îți poți retrage consimțământul în orice moment. Cererile se trimit la office@aeaitagency.ro. Putem solicita informații rezonabile pentru confirmarea identității.

Ai dreptul să depui plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, prin dataprotection.ro, fără a pierde dreptul de a utiliza alte căi legale.

10. Decizii automate, securitate și minori

Nu folosim datele colectate prin website pentru decizii exclusiv automate care produc efecte juridice sau similare semnificative. Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile, însă transmiterea datelor prin internet nu poate fi garantată ca lipsită de orice risc. Website-ul și serviciile sunt destinate persoanelor majore și reprezentanților organizațiilor, nu colectării intenționate de date de la copii.

11. Modificări

Putem actualiza acest document când se schimbă website-ul, furnizorii sau cerințele legale. Versiunea publicată aici este cea aplicabilă, iar modificările importante vor fi semnalate prin mijloace rezonabile.